近年、医療の分野においてIT化が急速に進展しています。電子カルテの導入や遠隔診療の普及など、テクノロジーは医療現場に大きな変化をもたらしています。その中で、診療報酬の適切な請求管理のためにも、医療機関・クリニックでのPOSレジの導入がますます重要視されるようになってきました。POSレジは診療行為の正確な記録と、それに基づく自動的な請求処理を可能にします。これにより、人為的なミスを最小限に抑え、経営効率を向上させることができます。ただし、導入に際してはさまざまな点に留意する必要があります。

本コラムでは、医療機関・クリニックがPOSレジを導入する際に重要視すべきポイントについて解説いたします。導入のメリットだけでなく、運用面でのリスクや費用対効果なども検討し、総合的な観点から考察してまいりましょう。

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1. 導入の目的を明確にする

POSレジの導入には多くの利点がありますが、それぞれのクリニックにとって必要な機能や効果は異なります。本項では、POSレジを導入する際に、なぜそのシステムが必要なのか、どのような課題を解決したいのかを明確にすることの重要性についてご説明いたします。 

1-1. 診療報酬請求の効率化・ミス防止

医療機関・クリニックがPOSレジを導入する主な目的は、「診療報酬請求の効率化およびミス防止」です。POSレジを利用することで、医療スタッフは患者の診療や処方箋の情報をシステム上で正確かつ迅速に登録し、診療内容に基づいた正確な請求書を作成することが可能となります。これにより、診療報酬の請求作業が効率化され、ヒューマンエラーや情報漏洩などのリスクを最小限に抑えることができます。また、処方箋の漏れや誤り、患者情報の混乱などの問題を事前に防ぐことができ、医療サービスの品質向上にも貢献します。さらに、診療内容と請求書の整合性を保つことで、クリニックの収益管理を適切に行い、適正な診療報酬を受け取ることができるようになります。結果として、クリニックがPOSレジを導入することで、診療業務全体の効率化と信頼性の向上が図られ、医療サービスの質の向上につながると言えます。

1-2. 会計業務の合理化

POSレジの採用により、受付業務や会計処理が円滑に行われ、待ち時間が短縮されることで、患者様の利便性が向上します。また、複雑な会計業務の負担が軽減されるため、医療従事者はより効率的に業務を遂行することが可能となります。さらに、売上管理や在庫管理などの業務も効率化され、経営面でも利益が生まれます。これにより、医療機関・クリニック全体の運営が円滑化され、スタッフと患者様の負担が軽減されることが期待されます。したがって、POSレジの採用は、クリニックの運営がより効率的かつスムーズに進み、患者様へのサービス向上や医療従事者の業務負担軽減に繋がることが期待されます。

1-3. データの一元管理と分析

POSレジを利用することで、医療機関・クリニック内の様々な業務データを一元管理し、効率的に分析することが可能となります。診療費の支払い情報や医療器具の購入履歴などのデータをPOSレジで記録し、患者の支払い履歴や在庫管理を簡単に把握することができます。さらに、集めたデータを分析し、クリニックの業務改善や経営戦略の立案に役立てるでしょう。データの一元管理と分析は、医療機関・クリニック内の業務効率化や経営の透明性向上に貢献するだけでなく、将来の展望を見据えた戦略的な意思決定を支援する重要な要素となります。

2. システム要件を検討する

システム要件を適切に検討することは、クリニック業務のスムーズな運営やデータ管理の確実性に直結します。本項では、医療機関・クリニックがPOSレジを導入する際に重視すべき「システム要件を検討する」ポイントに焦点を当ててご説明いたします。

2-1. クラウドかオンプレミスか

クラウドベースのPOSレジシステムは、インターネットを介してデータやアプリケーションにアクセスするため、初期費用が抑えられる反面、安定したインターネット接続が必要です。一方で、オンプレミスのPOSレジシステムは、医療機関内にハードウェアやソフトウェアを設置するため、初期費用が高くなりますが、インターネット接続に依存せず安定した運用が可能です。また、クラウドシステムは、外部業者に運用を委ねるため、セキュリティ上の懸念が生じます。それに対して、オンプレミスでは、医療機関側で管理できるため、セキュリティ対策を独自に講じます。医療機関の規模、予算、スタッフのIT知識、サーバールームの有無などを総合的に考慮し、適切なシステムを選択することが肝要です。

2-2. カルテシステムやレセプトコンピュータとの連携

カルテシステムには、患者の診療内容や処置、薬剤投与などの細かい情報が記録されています。POSレジがこのカルテシステムと協調することで、会計時に患者の診療内容を自動的に確認できます。これにより、正確な請求金額を算出し、患者への対応をスムーズにします。同時に、レセプトコンピュータとの連携も不可欠です。診療費は保険請求のためにレセプトデータとして出力される必要があり、レセプトコンピューターからPOSレジへ会計データを自動的に送信することで、会計業務を大幅に簡素化されます。このように、カルテやレセプトコンピュータとスムーズにデータを共有できるかどうかは、業務の効率化や正確性の観点から非常に重要です。一方で、複雑な連動をしているシステムの場合はトラブルが発生した場合に対応に時間がかかるなどデメリットもある為、POSレジの選定時には、これらのシステムとの適合性を十分に考慮する必要があります。 

2-3. セキュリティ対策

POSレジには、患者の個人情報や診療内容、決済情報などの機密データが含まれています。もしもこれらの情報が漏洩した場合、クリニックの信頼が失われるリスクがあります。そのため、POSレジシステムには厳格なアクセス制限機能が欠かせません。利用者ごとにIDとパスワードを設定し、データへのアクセス権を適切に管理する必要があります。また、通信経路の暗号化なども検討すべきです。施錠できる場所に設置するなど、不正アクセスのリスクを最小限に抑える配慮が求められます。このように、POSレジではデータ保護の仕組みが欠かせません。クリニック側でセキュリティポリシーを策定し、要件の中で十分検討することが肝要です。  

2-4. 設置場所の確保

POSレジを選定する際に重要な要素に、レジや自動釣銭機のサイズや形状が挙げられます。受付エリアやカウンターに適切に収まるかどうかを確認する必要があり、通路や待合エリアが狭くならないように配置することも重要です。さらに、他の設備との間に十分なスペースを確保できるかどうかも考慮すべきポイントです。

3. 運用体制の整備とコストを検証する

POSレジを導入する際には、運用体制の整備とコスト、維持管理費用の検証が不可欠です。スタッフのトレーニングやシステムの運用体制確立なども必要とされます。本項では、クリニックがPOSレジを効果的に活用するために必要な運用体制の整備やコスト面の検証に焦点を当ててご説明いたします。

3-1. 操作研修の実施

POSレジは、ソフトウェアとハードウェアから成る複雑なシステムであり、適切な操作方法や機能を理解せずに運用を開始すると、レジのエラーや患者対応の遅れなど、問題が生じる可能性があります。そのため、ベンダーによる操作研修を受講し、全てのスタッフが必要な知識と技能を獲得することが不可欠です。マニュアルだけでなく、実機を使用した実践的な研修を行うことで、現場で確実に応用できる力を身につけることができます。また、新人スタッフの入れ替わりにも対応できるよう、定期的なフォローアップ研修を実施することも検討すべきです。運用開始から一人前となるまでには時間を要するため、十分な研修体制とコストを予め計画しておくことが重要です。人為的ミスを未然に防ぐためには、スタッフの教育体制・分かりやすく使いやすいPOSレジを整備することが不可欠であると言えます。

3-2. 初期導入コスト

POSレジの初期導入コストには、以下のような項目が含まれます。

　・ハードウェア費用(レジ本体、プリンター、バーコードリーダーなど)
　・ソフトウェアライセンス費用
　・設置工事費
　・ネットワーク環境構築費
　・初期データ移行費用
　・運用マニュアル作成費
　・スタッフ研修費

これらを一括で購入する場合は高額になり、レンタルやクラウドサービスを選択すれば、初期コストを抑えられる場合があります。一方で、導入後のメンテナンス費用、ライセンス更新料、通信費などを長期的に見積もり、総合的にコストパフォーマンスを検討することが重要です。初期導入の際は一時的な大口支出となるため、クリニックの財務状況も考慮する必要があります。コストに見合うだけの生産性向上や業務効率化が見込めるかを検証し、的確な判断を下すことが求められます。

3-3. ランニングコスト

ランニングコストとは、システムを運用し続けるための継続的な支出をさします。主な項目としては:

　・ ハードウェア保守料金
　・ ソフトウェアライセンス更新料
　・ システム監視・運用保守費用
　・ ネットワーク通信費
　・ 消耗品費(レシート用紙など)
　・ スタッフ研修費用

などがあげられます。初期導入コストと異なり、ランニングコストは年単位で恒常的に発生するコストです。ベンダーによっては、初期費用をある程度低く抑えるかわりに、ランニングコストを高めに設定しているケースがあるので要注意です。そのため、導入時の一過性のコストだけでなく、中長期的な視点からトータルコストを精査しましょう。また、ハードウェアの経年劣化や法改正への対応などで、システムのバージョンアップが必要になる可能性もあります。その際の費用見積もりも加味しておくべきです。このように、運用を継続していく上でのランニングコストは決して無視できない重要項目であり、初期投資とのバランスを見極めながら、無理のない計画を立てることが肝心です。

4. POSレジをスムーズに導入したい方に「ライブレジ」をおすすめする理由

以上のことから、医療機関向けPOSレジとして「ライブレジ」が注目を集めています。本項では、POSレジをスムーズに導入したい方に向けて「ライブレジ」がおすすめできる理由や利点について詳しくご説明いたします。前項で述べてきた重要視するポイントとの比較や導入事例なども交えながら、なぜいま「ライブレジ」がおすすめなのか具体的に見ていきましょう。

4-1. 金銭トラブルや違算問題の解消

薬局や病院など、混雑時に待ち時間が長くなる場面では、レジ支払いの円滑化が待ち時間の短縮に不可欠です。ライブレジは、セミセルフレジ・セルフレジ両方対応しており、会計担当者における金銭トラブルの解消や、違算問題の解消による閉店業務の大幅短縮が期待でき、会計担当者へのマネーストレスから開放することが出来ます。また、レジ処理時間を省くことで、患者への丁寧なサポートやお薬の説明などがスムーズに行えるようになります。

4-2. 医療機関・クリニックに最適なPOSレジ「ライブレジ」

ライブレジは、金銭授受に特化しており、レセプトコンピューターとの連携は「バーコード」によるお会計金額だけの連携となるため、既に導入済みのレセプトコンピュータ（日医標準レセプトソフトウェアORCAなど）を、そのままご利用いただけます。バーコード連携の利点は、万が一レジトラブルが発生した場合でもレセプトコンピューターには影響がないという点です。また、金銭授受の部分がパッケージ化されているのでレセプトコンピューターとの調整もなくスムーズに導入できます。また、使い勝手がシンプルなので新しいスタッフでもすぐ使えると大変好評です。また、自動釣銭機が選択できる為、設置場所が狭い場合でも柔軟に対応することができます。

4-3. 低価格な導入コスト・低価格なランニングコスト

ライブレジは、医療機関において不要な機能をなくし、実用性を重視した自動釣銭機／セミ・セルフ精算機能だけに特化することで低価格に設定されています。また、一括購入できるため、初期導入費用だけに抑えることができます。必要な機能が全てセットになっているので、手間がかからず設置するだけで即ご利用頂ける点も大変人気です。

医療機関向けシステムでは、高額なランニングコストがかかるものがほとんどです。ライブレジは「ソフトウェア 年間保守費用 \50,000/年」「自動釣銭機 年間保守費用 \77,000/年」のみとなっており、これらは必須ではなく任意での契約となる為、「保守費用を払わないから使えなくなる」ということはありません。保守費用をお支払いいただかなくても長期に渡りお使いいただける為、高品質なシステムと大変喜ばれています。

4-4.「ライブレジ」は他社のPOSレジと比べて何が違うのか

医療機関・クリニック向けPOSレジでも、インターネットを必須とするクラウド型サービスが主流になっている昨今、ライブレジは、インターネットを必要としない「オンプレミス型（インストール型パッケージ）」となっています。クラウド型のPOSレジは、初期費用が抑えられる反面、安定したインターネット接続が必要な上に、外部業者に運用を委ねるため、セキュリティ上の懸念が生じます。一方で、ライブレジのようなオンプレミス型のPOSレジは、インターネット接続に依存せず安定した運用が可能な上に、医療機関・クリニック側で管理できるため、セキュリティに関する心配もありません。

4-5. 導入事例

神奈川県横浜市青葉区にある２０２２年に開院されたとても清潔感のある綺麗な、みきスキンクリニック様（現・JUN Clinic たまプラーザ様）今回のクリニックは保険診療が中心とあって、細かい金銭の授受による違算を懸念され、開院時よりレセコンとバーコード連携によるセルフ精算をご採用いただきました。

導入事例：みきスキンクリニック 様
（レセコンバーコード連携方式）

まとめ

医療機関やクリニック向けのPOSレジは、スタッフの業務負担を軽減し会計、を円滑に行えるようにするために適切なPOSレジを選定することが重要です。豊富な種類があり、導入する際には患者へのメリットやスタッフの使いやすさを考慮する必要があります。そのため、POSレジの選定は慎重に行う必要があります。

最後にご紹介したLIVEREGI（ライブレジ）は、当メディアを運営する藤田電機製作所が提供する医療機関・クリニック向けセミセルフ精算パッケージです。お問い合わせは、下記よりお気軽にご連絡ください。

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